Våra tjänster

Relationsdriven förvaltning

Fastigheter är vår kärnverksamhet

Hestia erbjuder sina kunder kvalificerade och kundanpassade tjänster inom fastighetsförvaltning. Vi levererar tjänster inom de fyra områden som presenteras nedan.

Förvaltning med ansvar

 

Hestia Fastighetsförvaltning förvaltar sina kunders fastigheter med stort engagemang och ansvar. Vår ambition är att upprätthålla en nära relation med våra kunder och att alltid ha en öppen och nära dialog. Våra ledord är flexibilitet, öppenhet och kompetens, vilka i stor utsträckning påverkar vårt arbetssätt gentemot våra kunder.

 

Målet är att tidigt fånga upp förändringar och nya behov i våra kunders fastighetsbestånd. Vårt förvaltningsarbete och de tjänster vi erbjuder, skall alltid ta hänsyn till fastigheternas påverkan på den gemensamma miljön.

Asset management och kommersiell förvaltning

Vårt affärsområde asset management omfattar både bolagsförvaltning och kommersiell förvaltning. Det innebär att Hestia sköter helheten genom att ta roller såsom VD, fastighetschef och förvaltningschef. I arbetet ingår att hjälpa kunden att identifiera, förvärva, utveckla och förvalta kundens fastighetsbestånd med målsättningen att uppnå bästa möjliga resultat utifrån kundens målsättningar.

En stor del av asset managementrollen är att både samordna och rapportera till bolaget eller fastighetsägaren vad som sker i fastigheterna. Rapporteringen bygger vi upp tillsammans med kunden utifrån kundens behov. Vi är vana att hantera olika ekonomi- och styrsystem och rapporterar även direkt i kundens egna uppföljningssystem, om så önskas. Anpassade rapporteringssystem sparar både tid och pengar hos våra kunder. Vi sköter vid behov även ESG och finansiell rapportering.

I den kommersiella förvaltningen ingår tjänster såsom uthyrning, bevakning av hyresavtal och garantier, visning av lokaler, hyresförhandlingar, upprättande av hyresavtal, uppföljning av nyckeltal samt hantering av projekt och försäkringsärenden med mera.

Vårt mål är att öka värdet

Nästan alla fastigheter har dolda värden. Möjligheter som man ibland måste ta ett steg tillbaka för att se. Våra superförvaltare har stor erfarenhet av att hitta potentialen i kundernas fastigheter.

Uthyrning och omförhandling

Hestia sköter uthyrning för kunderna. Vi har egen personal som arbetar med både nyuthyrning, omförhandlingar och befintliga hyresgästers ändringar av sin lokalkostym. Vi arbetar direkt i Objektvision och anlitar vid behov andra uthyrningskonsulter, när vi tillsammans med fastighetsägaren gör bedömningen att det ger bäst resultat.

Vi på Hestia vet att relationen med befintliga hyresgäster är mycket viktig. Att behålla befintliga hyresgäster och omförhandla avtalen till marknadsmässiga villkor kan vara mer lönsamt och effektivt. Därför lägger vi mycket tid på att bevara en god relation med våra kunders befintliga hyresgäster. Vi genomför löpande möten, har en nära dialog och är lyhörda för hyresgästernas önskemål. När det är dags, omförhandlar vi hyresavtalen för våra kunders räkning, eller finner nya hyresgäster för lokalerna.

Bolagsförvaltning

Vi förvaltar för närvarande flera olika fastighetsbolag, som inte har någon egen personal. Där bemannas samtliga funktioner i bolagen av Hestias personal. Den gemensamma nämnaren för dessa bolag är att de representerar stora fastighetsvärden men behovet för varje enskild tjänst motsvarar inte heltidssysselsättning.

Den verkställande direktören för dessa bolag är anställd av Hestia men ansvarig för bolaget i enlighet med ett VD-avtal. Personen arbetar direkt under styrelsen och styr bolagets samtliga operativa funktioner. Flertalet av bolagen är noterade, vilket innebär att Hestias personal sköter även utdelningar, hemsidor, rapportering och compliance med mera enligt börsens och Finansinspektionens regler. Det sätter krav både på stor diskretion och på förmåga att avgöra vilka beslut som ska rekommenderas för styrelsen från tid till annan, från bolag till bolag. Hestia har över tid byggt upp ett samarbete med flertalet advokatbyråer, som är specialister i olika legala frågor och knutna till respektive bolag. Därutöver har Hestias affärsområde Asset Management anställt specialister inom fastighetsfinansiering, förvärv och planarbete. Funktioner, som inte behövs som heltidsarbetande anställda i mindre bolag, men som kan vid behov användas av bolagen. I dessa projekt kan en liten insats från Hestias anställda betyda en stor skillnad för bolagets intjäning, kostnader eller för värdeökning.

Låt oss revidera din plan

Hestias strategiska förvaltning resulterar ofta till en reviderad affärsplan, där utvecklingsmöjligheterna beskrivs. I praktiken är det Hestias team som sedan realiserar de idéer, som fastighetsägaren godkänt, och som den strategiska affärsplanen föreslår. Vår kunskap och gedigna branscherfarenhet ger oss möjlighet att se fastighetsförvaltning i ett bredare perspektiv. Våra medarbetare har kompetens att arbeta även med finansiering och med planfrågor, allt för att ge fastighetsägaren största möjliga nytta via ett och samma avtal.

Oberoende av de föreslagna förändringarnas storlek tar vi på Hestia ett helhetsansvar från koncept till genomförande. Eftersom vi med våra affärsområden har en komplett tjänsteportfölj, kan vi bistå med allt från strategisk rådgivning och ekonomisk planering till genomförande och förvaltning. Vår strategiska förvaltning bidrar vi till värdeutveckling i våra kunders fastigheter.

Ekonomisk förvaltning

Hestia tar inom ramen för den ekonomiska förvaltningen hand om de dagliga ekonomiuppgifterna, som ofta är omfattande, när det gäller förvaltning av en fastighet. Vår leverans innefattar hela kedjan av tjänster från kontraktsregistrering, hyresavisering, krav och inkasso, elektronisk fakturahantering, löpande redovisning, bokslut och årsredovisning till budget, analys och uppföljning för såväl mindre bolag som konsolidering av större koncerner. Hestia ansvarar idag för bolagsförvaltningen av tre noterade bolag där samtliga funktioner i bolagen, inklusive VD och CFO, helt bemannas av personal från Hestia.

Ekonomi, den viktigaste pusselbiten

Många ser den ekonomiska förvaltningen som något besvärligt som måste göras. Vi ser det som en möjlighet att optimera värdet av dina fastighetsbolag genom att skapa struktur och kontroll.

Vi är specialister

Alla dessa tjänster utför Hestia med hjälp av ett expertteam om närmare 30 personer, som specialutbildats för att sköta den ekonomiska förvaltningen. Vårt mål är att erbjuda en professionell och pålitlig tjänst med hög leveranssäkerhet.

Ovanpå våra utvecklade högkvalitativa processer lägger vi alltid ett skräddarsytt handhavande anpassat efter varje kunds specifika förhållanden och behov. Återkopplingen sker i form av skräddarsydda rapporter. Vår proaktiva rådgivning kommer alla våra kunder tillhanda.

Vi tar ett helhetsansvar

Inom ramen för vår bolagsförvaltning tar Hestia idag ett helhetsansvar för tre noterade bolag. Detta innebär att samtliga funktioner i bolagen bemannas av Hestias personal inklusive VD och CFO. I detta helhetsansvar ingår tex ansvar för utdelningar, bankrapportering, styrelserapportering, delårsrapporter och compliance enligt börsens och Finansinspektionens regler.

Vi tar dessutom ett helhetsansvar för bolagens hantering av lån, likviditetsprognos, deklaration samt dess löneutbetalning. I arbetet ingår även mer omfattande moment som framtagande av prognoser och budgetsammanställningar. Hestias ekonomipersonal medverkar även vid due diligence-processer och i förberedelse av försäljningar.

Teknisk förvaltning

Fastighetsförvaltningen vårdar och utvecklar värdet av uppdragsgivarens fastighetsbestånd. I dialog med driften säkerställer vi att det löpande arbetet fungerar och att varje fastighet har bra serviceavtal med entreprenörer som sköter fastigheterna på bästa sätt. Vi hjälper fastighetsägaren att tillse att myndighetskrav uppfylls, att besiktningar utförs i rätt tid och att fastighetens hyresgäster får hjälp med sina önskemål.

En långsiktig strategi

Underhållsplanen uppdateras regelbundet tillsammans med våra fastighetstekniker för att fånga upp byggnadstekniska förändringar och hyresgästers behov. Genom strukturerade underhållsplaner, som vi transparent kommunicerar med kunden, håller Hestia fastigheten i rätt skick till förutsägbar kostnad. Det är en del i vår öppenhet. Den tekniska förvaltningen är ytterst ansvarig för att optimera eller sänka kundernas driftskostnader. Häri ligger vår målsättning.

Vi tar ansvar för relationen med hyresgästerna arbetar aktivt med budgetering, prognos och uppföljning av drift – och underhållskostnader.

Via vår förvaltningsavdelning har vi möjlighet att ta hand om de byggarbeten som kan behövas efter till exempel inbrott eller fuktskador. De tar dessutom ett helhetsansvar vid ombyggnad och vid hyresgästanpassning inför en kommande hyresgäst.

Optimerande åtgärder

Vi hjälper våra kunder att upphandla drifttjänster genom kostnadseffektiva serviceavtal. Vi analyserar fastighetens energiförbrukning samt identifierar och genomför energioptimerande åtgärder. Lagar och regler som påverkar fastighetsägarens ansvar bevakas, myndighetskontroller planeras och genomförs, och avvikelser avhjälps med hjälp av våra fastighetstekniker.

Fastighetsdrift

Hestias fastighetstekniker utför tillsyn och skötsel samt felavhjälpande underhåll i kundernas fastigheter. Övriga tjänster inom fastighetsdrift är förbättring av inomhusklimat, egenkontroll, SBA, energioptimering, bearbetning av driftstatistik samt avrop av myndighetsbesiktningar. Hestias tekniker rapporterar även felstatistik, sammanställer klimatrapporter och följer upp mediaförbrukning och SBA rapporter.

Hestia arbetar förebyggande med strukturerade ronder för att upptäcka felen redan innan hyresgästerna gör det och på så sätt minimera störningar.

Varje månad gör vi stickprovsuppföljning, som vi kallar för mini-NKI, på anmälda fel för att kontinuerligt kunna förbättra både vårt arbete och vår kommunikation med kundens kund.

Hestia har en dygnet-runt bemannad kundtjänst som sköter hantering av felanmälningar, kontakt med tekniker och anlitade jourbolag. Kundtjänsten har full insyn i vårt ärendehanteringssystem Mobigo, som alla på driften jobbar i.

Så här säger våra kunder
Effektiv fastighetsförvaltning gör en grundläggande skillnad